Préparez efficacement votre projet de digitalisation des notes de frais
Votre entreprise grandit ? C’est l’occasion idéale de passer aux notes de frais dématérialisées ! Avec une équipe qui s’étoffe, des déplacements de plus en plus fréquents et une hausse des dépenses professionnelles, le service comptable peut rapidement se retrouver submergé.
Résultat : des collaborateurs qui perdent du temps à renseigner leurs justificatifs, et un traitement administratif qui s’alourdit.
Pour gagner en productivité, accélérer la validation des dépenses et améliorer le bien-être des équipes, une solution digitale s’impose. Afin de sélectionner l’outil qui répondra au mieux à vos impératifs, la démarche doit être réfléchie et structurée. De l’élaboration du cahier des charges au lancement de l’appel d’offres, N2F vous accompagne dans votre projet de digitalisation des notes de frais.
RFP notes de frais : comprendre les enjeux de la consultation
Vous envisagez la numérisation de vos notes de frais pour gagner du temps, fiabiliser le processus ou encore réduire les coûts de gestion ? Le choix du logiciel est déterminant. Deux approches sont possibles :
- Lancer un appel d’offres (ou RFP) :
Cette méthode, plus formelle, implique un travail préparatoire conséquent et mobilise largement vos équipes, mais elle permet aux éditeurs de se positionner clairement et de vous proposer leur meilleure offre. - Identifier vous-même les prestataires et leur adresser une RFQ (Request for Quotation) :
Cette approche, plus rapide, consiste à contacter directement un nombre restreint d’entreprises présélectionnées. L’éventail des solutions possibles est plus réduit, mais vous gagnez du temps sur la procédure.
Dans tous les cas, il est primordial de définir précisément vos besoins en interne avant de trancher : la solution retenue doit traiter vos problématiques spécifiques. De son côté, l’éditeur pourra vous dévoiler les fonctionnalités complémentaires de son outil, lesquelles vous apporteront un surcroît de valeur. Étant donné l’évolution rapide des technologies du marché, restez à l’affût des innovations pour en tirer le meilleur parti !
Concevoir un appel d’offres efficace : les étapes clés
Un appel d’offres réussi repose d’abord sur la qualité du cahier des charges. Celui-ci doit refléter les besoins réels de votre entreprise en matière de gestion de notes de frais et guider les réponses des prestataires. C’est également votre boussole interne, permettant à vos équipes de rester alignées sur vos priorités tout au long du processus.
1. Constituer un comité de projet pour piloter la rédaction
Pour assurer la cohérence et la pertinence du cahier des charges, formez un comité dédié. Associez-y toutes les parties concernées :
- Le service comptable, principal intéressé par la dématérialisation.
- Le service informatique (IT), qui évaluera la faisabilité technique et l’intégration dans votre écosystème numérique.
- Les finances, qui auront un œil sur les coûts et l’impact budgétaire.
- Les collaborateurs, car ils seront les utilisateurs finaux de la solution.
Attribuez à chacun un rôle clair : consultatif, décisionnaire, technique, etc. Une fois l’équipe constituée, lancez la rédaction du cahier des charges.
(Pour faciliter cette démarche, n’hésitez pas à consulter le modèle de cahier des charges proposé par N2F.)
2. Recueillir et analyser les besoins
C’est l’étape-clé pour garantir un résultat satisfaisant. Multipliez les canaux de feedback, tels que des questionnaires internes et des enquêtes de satisfaction, afin de recueillir l’avis de tous les collaborateurs impliqués dans les notes de frais. Laissez un espace libre pour toute remarque complémentaire, souvent riche d’enseignements.
Les priorités peuvent varier d’une entreprise à l’autre : assurez-vous de poser les bonnes questions pour définir les fonctionnalités indispensables et celles qui seraient un plus.
3. Valider le cahier des charges et lancer le RFP
Une fois les besoins clarifiés, dressez la liste des fonctionnalités incontournables. Identifiez également les éléments que vous jugez accessoires, mais qui pourraient faire la différence. Avant de publier votre appel d’offres, vérifiez que votre cahier des charges précise :
- Les points d’amélioration majeurs attendus de la solution.
- Les fonctionnalités essentielles (workflow d’approbation, moyens de paiement dématérialisés, reporting et export, gestion collaborative avec droits d’accès, etc.).
- Le nombre d’utilisateurs visé.
- Le budget prévisionnel alloué à la digitalisation de vos notes de frais.
Munis de ces informations, les éditeurs peuvent alors vous proposer les solutions les plus adaptées. Téléchargez notre exemple de RFP pour la gestion des notes de frais (en format Excel) et personnalisez-le selon vos enjeux.
RFP notes de frais : 3 questions cruciales pour sélectionner votre solution
- Comment les justificatifs sont-ils transmis au logiciel ?
Pour faciliter l’adoption par vos équipes, l’outil doit s’intégrer à vos méthodes actuelles et à votre système informatique. Par exemple, est-il capable de prendre en charge à la fois un reçu électronique d’un achat en ligne et une photo scannée ? Vérifiez également qu’il intègre une fonction OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour extraire automatiquement les données et les classer. Les solutions les plus avancées savent même déterminer le type de dépense à partir des informations du reçu. - Quel est le modèle de tarification ?
Demandez aux éditeurs des précisions sur l’ensemble des coûts liés à l’implémentation et à la maintenance, afin de comparer les offres en toute transparence et de respecter votre budget. Certains prestataires appliquent un tarif fixe ; d’autres facturent des extras qui peuvent vite peser sur la facture finale. - La solution est-elle adaptée à vos besoins internationaux ?
Si votre société est présente à l’étranger, choisissez un logiciel qui gère toutes les devises (de l’afghani au złoty, en passant par la couronne). L’interface doit être accessible dans plusieurs langues, aussi bien sur la version bureau que via l’application mobile, pour que tous les collaborateurs y trouvent leur compte. Ce critère est déterminant pour soutenir votre développement à l’international.